Toute administration est tenue de constituer un dossier pour chaque fonctionnaire (art. 18 loi n°83-634 du 13 juillet 1983). Ce dossier doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, depuis son recrutement jusqu’à sa radiation des cadres.

Que doit se trouver dans le dossier individuel ?

Il n’existe pas de liste réglementaire fixant la composition du dossier individuel. On considère que tous les documents qui se rapportent à la situation administrative de l’agent doivent s’y trouver. Concrètement, on y trouve donc aussi bien des documents relatifs au recrutement de l’agent, que des arrêtés de placement dans certaines catégories de congés maladie, tous les comptes-rendus d’évaluation professionnelle annuels, les éventuelles sanctions disciplinaires, etc.

Le dossier individuel peut également comporter les demandes particulières effectuées par un agent, telles que révision du CREP (compte-rendu de l’entretien professionnel), recours gracieux ou contentieux… Surtout, le dossier individuel peut contenir des éléments à charge contre l’agent, comme par exemple une note de mise en garde de l’autorité administrative avant ouverture d’une procédure disciplinaire, le compte-rendu d’un entretien avec l’autorité hiérarchique, voire un rapport qui aurait été rédigé par le supérieur hiérarchique de l’agent à la suite d’un évènement survenu au service, ou plus généralement sur un comportement particulier qui aurait été relevé. Bref, autant d’éléments qui concernent directement l’agent mais pour lesquels il n’existe aucune obligation d’information de la part de l’administration ! De tels rapports et comptes-rendus sur l’agent peuvent ainsi être ajoutés à son dossier sans que celui-ci en soit informé… d’où l’importance d’aller consulter son dossier, surtout quand survient un litige.

En matière disciplinaire, le dossier individuel de l’agent doit être étoffé par tous documents relatifs aux faits qui ont provoqué l’ouverture d’une procédure disciplinaire, y compris les témoignages sollicités par l’administration qui doivent être versés au dossier.

Comment exercer son droit à communication du dossier ?

Il faut rappeler très clairement que tout agent a le droit d’accéder à son dossier individuel, à tout moment, et même de manière répétée – sans qu’elles tombent dans l’abus. Bien sûr, lorsque des situations plus difficiles surviennent, le droit à consultation s’avère particulièrement important. C’est le cas dans le cadre d’une procédure disciplinaire, dans laquelle l’administration a l’obligation d’informer l’agent concerné du droit qu’il a de consulter son dossier.

Le principe est le même dans le cas de toute mesure prise en considération de la personne, même ne constituant pas une sanction disciplinaire (par exemple, décision de mutation d’office, voir notre article commenté ICI).

En pratique, la demande de communication doit être réalisée par écrit, adressée à l’autorité hiérarchique qui transmet au service compétent (en général le service des ressources humaines). Ensuite, la communication du dossier individuel s’effectue selon les modalités prévues pour tout document administratif, à savoir consultation sur place ou envoi de photocopies aux frais de l’agent, ou bien communication à l’intéressé ou à son mandataire (un avocat peut être missionné pour cela). Si le dossier est dématérialisé, l’agent peut en obtenir copie par cette voie.

Comment vérifier que rien n’a été ajouté ou retiré ?

Le principe est que Le dossier du fonctionnaire ou de l’agent contractuel doit comporter toutes les pièces intéressant sa situation administrative, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. En pratique, les documents doivent donc faire l’objet d’une numérotation par ordre d’introduction dans le dossier, et classé. L’intitulé du document doit également être ajouté au bordereau général se trouvant en début de dossier. Ainsi, il est facile de vérifier 1) à quel moment tel ou tel document a été rajouté au dossier, et 2) si un document n’aurait pas été retiré, cela entraînant un trou dans la numérotation.

Précisons que cela reste une règle théorique, et que nombreuses sont les administration

s dans lesquelles le rangement et tenue des dossiers sont plus aléatoires.

Cela n’enlève rien à l’intérêt que représente pour un agent d’aller consulter son dossier, notamment en cas de litige !